7.1. Информационная и методическая база анализа материальных ценностей

Главным условием функционирования бюджетных учреждений является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.
В условиях экономического кризиса и под влиянием инфляционных процессов, в связи с нехваткой бюджетных средств перед большинством бюджетных учреждений стоит задача, связанная с обеспечением их материальными ценностями, необходимыми для нормальной деятельности учреждений.
Целью данной лекции является изучение организации и методики проведения анализа материалов на примере территориального медицинского объединения (ТМО), которое включает центральную районную больницу и амбулаторно-акушерские пункты.
В процессе осуществления своей деятельности ТМО систематически приобретает и расходует различные материальные ценности.
Под материальными ценностями понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции (оказываемых услуг).
Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.
Но в то же время материалы в бюджетных учреждениях, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.
В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большего количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).
Наиболее приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь. Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей непроизводственной сферы можно разделить на две группы:
• затраты материалов, которые используются в процессе производства услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д.);
• затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).
С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных. Более широкие границы экономии материальных ресурсов, которые используются работниками ТМО в процессе своей трудовой деятельности, возможны по таким видам, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества услуг.
При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:
• оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;
• характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;
• изучение состояния запасов материальных ценностей;
• определение полноты и рациональности использования материалов;
• выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;
• поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.
В работе по анализу, осуществляемому непосредственно в самом учреждении, ведущая роль принадлежит бухгалтерам и экономистам.
В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.
При проведении детального анализа хозяйственной деятельности учреждения по результатам работы за год широко применяются соответствующие источники информации:
1) баланс исполнения сметы расходов;
2) отчет об исполнении сметы расходов;
3) отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам (форма № 3-2);
4) отчет о движении материальных ценностей (форма № 6);
5) объяснительная записка к годовому отчету;
6) данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.
С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров № 6, 6а, 7, 11, 12, 13, оборотных ведомостей по субсчетам, книги «Журнал-Главная» и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.
Для получения объективных результатов анализа деятельности ТМО важным условием является достоверность информационной базы.
Особое значение имеет достоверность отчетности — наиболее насыщенного информацией источника. Достоверность отчетности обеспечивается в результате ее проверки, которая включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризаций, наличием взаимной согласованности показателей различных форм отчетности, правильностью плановых показателей, включенных в отчетность, и преемственностью показателей за смежные периоды.
После проверки достоверности информационные материалы подвергаются аналитической обработке. Обработка имеющейся информации осуществляется с использованием различных методов и приемов, которые составляют основу методики анализа хозяйственной деятельности.
Наиболее распространенным является метод сопоставления или сравнения. Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с плановыми данными, нормами и нормативами, сметой, показателями за ряд предыдущих лет, а также аналогичными показателями работы других учреждений. Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактическое значение отчетных показателей сравнивается с планом, для установления тенденций развития — с показателями предыдущего периода, для характеристики состояния или уровня использования материалов — соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием правильности сравнений является сопоставимость данных. В условиях инфляционных процессов сопоставимость показателей за ряд лет обеспечивается в результате их пересчета в условные единицы — твердую валюту (например, в доллары США), используя информацию о среднемесячных и среднегодовых курсах валют. Иногда для полного анализа бывает недостаточно сравнения показателей, имеющихся в отчете, без определения относительных величин. В этом случае выводятся удельные веса или проценты, которые затем сопоставляются. Расчет относительных величин (коэффициентов, процентов и т.п.) применяется для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования материальных ресурсов.
Для расчёта влияния различных факторов (среднегодового количества коек, среднего числа дней функционирования одной койки в году, денежных норм расхода продуктов питания, медикаментов на один койко-день) на изменение обобщающих показателей (величину расходов на материалы, продукты питания и перевязочные средства) применяют методы элиминирования — прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц. При их использовании измерение влияния факторов осуществляется в установленной последовательности, которая предполагает, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными.
Проверка правильности расчета влияния отдельных факторов на изменение результативного показателя, а также полноты использования материальных ресурсов, их движения и состояния осуществляется при помощи балансового приема. Рассмотрение данных, представленных в любом балансе, в их взаимной увязке позволяет сделать важные аналитические расчеты и выводы. Так, движение материальных ценностей можно охарактеризовать следующим балансом:
ОМн + ПМ = РМс + РМп + ОМк, (7.1)
где ОМн, ОМк — остатки материальных ценностей соответственно на начало и конец анализируемого периода;
ПМ — поступление материалов в отчетном периоде;
РМс, РМп — расход материальных ценностей соответственно на собственные нужды и прочее их выбытие.
Использование этой формы баланса при анализе позволяет исчислить показатели использования материальных ресурсов, проследить за их размещением, установить формы движения.
Сглаживание положительных и отрицательных результатов деятельности учреждения в отдельные периоды, а также результатов работы отдельных подразделений — отделений больницы — на уровне обобщающих показателей вызывает необходимость использования приема детализации, который представляет собой разложение сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Это позволяет обнаружить недостатки в работе в том или ином периоде или того или иного отделения.
Обработанные с помощью всего перечисленного арсенала приемов данные сводятся в таблицы, форма и содержание которых должны соответствовать требованиям полного отражения и целесообразной последовательности рассмотрения показателей.
Непосредственно в ТМО для проведения и оформления анализа аналитические таблицы разрабатываются заблаговременно. В них накапливается информация в динамике за ряд лет, необходимая для принятия решений по организации планирования и контроля за работой учреждения. Особенно большое практическое значение таблицы приобретают в условиях централизации учета и составления сводных отчетов по целой группе учреждений. Здесь возникает необходимость систематического повторения анализа по одной и той же программе, что открывает возможность автоматизации сбора и аналитической обработки данных.
Полученные результаты анализа отражаются в объяснительной записке к годовому отчету, излагаются в аналитических записках с указанием в них мероприятий по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности учреждения.
Важное место в работе по реализации предложений занимает правильная организация контроля за их выполнением. Практика показывает, что там, где хорошо налажены и действуют все рычаги контроля, предложения выполняются своевременно и качественно. А это в свою очередь обеспечивает достижение главной цели анализа — содействия совершенствованию деятельности ТМО, более рациональному и экономному использованию материальных ценностей при условии полного удовлетворения потребности в них, повышает эффективность и результативность проводимой аналитической работы.
<< | >>
Источник: Д.А.Панков. Анализ хозяйственной деятельности бюджетных организаций. 2003
Вы также можете найти интересующую информацию в электронной библиотеке Sci.House. Воспользуйтесь формой поиска:

Еще по теме 7.1. Информационная и методическая база анализа материальных ценностей:

  1. 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА АНАЛИЗА
  2. 7.2. Анализ обеспеченности учреждения материальными ценностями
  3. 3.1. Значение, информационная база и алгоритм анализа финансового состояния
  4. 7.4. Анализ движения материальных ценностей и изменения их остатков
  5. 4.3. Логика и информационная база анализа имущественного и финансового положения предприятия
  6. 9.1. Значение, задачи и информационная база анализа труда и заработной платы
  7. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА
  8. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ПРОИЗВОДСТВА
  9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА ЭКОНОМИКИ
  10. ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
  11. МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
  12. 2.5. Методическое обеспечение финансового анализа
  13. 21.1 Методические основы анализа трудовых показателей
  14. 7. АНАЛИЗ МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ
  15. 15.4. Анализ прибыли на рубль материальных затрат